(tiempo de lectura: 3 minutos)

La lista esencial de cosas por hacer es diferente a esa en la que incluyes cualquier cosa por hacer que emerge en tu trabajo (usualmente hecha en Outlook, RTM o alguna otra herramienta). Yo la he utilizado desde que el concepto del principio 80-20 de Paretto -y su aplicación en diferentes ámbitos de la vida diaria- llamó mi atención hace unos años.  Me ha ayudado especialmente con aquellas actividades hacia las cueles tengo especial aversión por comenzar a hacer (como los largos reportes de proyectos). Para entender en que se diferencia de una simple lista de cosas por hacer, lean estos ilustrativos pasos:

• Lista las 5 tareas más importantes por hacer para el siguiente día
• Prioriza del 1 al 5 dichas tareas, teniendo 1 como la más importante y difícil (o aburrida, o compleja) por hacer, pero que es muy importante terminar.
• Especifica la tarea de manera clara: “trabajar en el documento” no es lo suficientemente específico si esperas que dicho documento tenga 200 páginas. “Terminar secciones 1.2 y 5.7 del Reporte X” si es lo suficientemente específico y te ofrece una objetivo claro sobre lo que tienes que alcanzar ese día.
• Haz la lista esencial justo antes de finalizar tu día de trabajo (hasta que esto se convierta en un hábito, utiliza algún tipo de recordatorio). Hacer la lista al final del día hace que tengas las prioridades para el día siguiente más frescas en la mente, y parece que el subconsciente te ayuda mientras duermes creando conexiones para darte nuevas ideas y guiarte hacia las soluciones.
• Escoge la primera o las primeras dos tareas de tu lista y asígnale bloques de tiempo (de 2 horas suelen funcionar bien) para hacerlas al día siguiente (si realmente son tareas difíciles e importantes, usualmente no tendrás más tiempo que para 1 o 2 tareas. Si son tareas fáciles y rápidas, pregúntate si son esas las tareas esenciales que te ayudarán a lograr tus objetivos a mediano y  largo plazo -ya que es tentador incluir tareas que nos gustan, y en las cuales podemos psar horas y horas sin darnos cuenta).
• Cuando llegues al trabajo al día siguiente, ponte a trabajar en la primera tarea -no leas el email todavía a menos que sea absolutamente indispensable-. Se paciente y disciplinado para no dispersarte y navegar en internet (lo mejor es desconectarte de la red, y si necesitas de internet para dicha tarea, haz tus búsquedas y luego desconéctate, así no tienes la tentación de ver si aquélla compañera de colegio que no ves hace 15 años aceptó tu invitación en Facebook). Luego de 2 horas contínuas de trabajo en la tarea esencial, tómate un descanso de 15 o 30 minutos, camina y toma aire -o revisa el Facebook si es que te mata la curiosidad-. Puedes usar eggtimer para llevar una cuenta regresiva y no pasarte demasiado-.
• Cuando termines con tus tareas esenciales seguro que tendrás mil cosas no esenciales para hacer, y seguro las disfrutarás más sintiéndote satisfecho por haber sido muy productivo y haber utilizado bien tu tiempo.

Puede que tengas que pedir que tus compañeros de trabajo cambien sus hábitos de interrumpirte con comentarios banales, o comentarle a tu jefe que haga su lista de cosas por hacer y te las de agrupadas para que no te interrumpa continuamente. Coméntales que estas tratando de ser más productivo -la gente normalmente respeta a los que quieren trabajar-. Si te las haz arreglas para adaptar tu entorno para poder trabajar sin interrupciones, y utilizas estos pasos de la lista esencial, seguro que al final de las semanas notará la diferencia. Una vez que conviertas esto en un hábito, serás mucho más receloso con tu tiempo (porque eso de utilizar bien el tiempo engancha) y no estarás siempre arrastrando la responsabilidad de tener que hacer algo importante que dejas para luego.

Gracias por leerme. Recuerda suscribirte si todavía no lo has hecho, y deja tus comentarios (me interesa especialmente si sabes de algún blog o artículo que hable sobre como el subconsciente te ayuda mientras duermes?).

(tiempo de lectura= 7 minutos)

“Más es menos, menos es más” – Ad Reinhardt

Para disfrutar de los beneficios del minimalismo no hay que hacerse budista, tener una casa diseñada por Tadao Ando, hacerte rastas o tirar tus trajes de Armani o tus vestidos de Prada -si los tiras, me avisas donde y cuando-.  Puedes escoger serlo y transformarte fácilmente -y pavonearte con ello entre tus amigos ecofriendly- si aplicas algunas directrices o fundamentos del arte milenario del desapego a lo inútil (tranqui, no te pediré que dones todos tus bienes a una secta). Con esta transformación lo que si pasará con seguridad, es que disfrutarás de:

• Menos estrés: Porque ganarás espacio vital y visual. Cada objeto en tu campo visual necesita un poco de atención mental (aunque no te des cuenta de ello). Tampoco es cuestión de vivir en una nave industrial vacía, pero estos fundamentos ayudan a que te liberes visualmente de lo inservible hasta para la vista.
• Más tiempo: Porque tendrás más tiempo para hacer lo que te salga del, porque tu espacio vital se mantendrá más rápido y fácilmente.
• Más placer: Aunque esto depende del gusto de cada quien,  me atrevo a asegurar que la mayoría de los lectores preferirían -y disfrutarían- de una casa con los objetos necesarios para marcar el estilo y proveer de utilidad real al entorno y sus usuarios -que la casa de la abuela llena de todos los adornitos que le han regalado desde que se casó, con fotos, cuadros, floreros, macetas, llaveros, muñequitas de cerámica, etc., está bien para la abuela, pero no para ti-. El minimalismo práctico posiblemente te dejará con menos cosas, pero seguramente con las mejores y definitivamente más satisfacción.

Como tener menos y disfrutarlo, los fundamentos.

Si los aplicas, seguro que ganarás tiempo, serás más productivo y estarás menos ocupado en tareas del hogar:

• Cada cosa tiene su lugar: así como los zapatos suelen tener su espacio en la entrada de la casa, igual debe pasar con las los DVDs, enciclopedias (mejor regálalas, teniendo internet no las necesitas), aparatos electrónicos y sus cargadores, los juguetes de los niños y la gran variedad de objetos que solemos acumular. En el caso de los juguetes, lo mejor es aglomerarlos por tipo (peluches, legos, carritos, etc.) en cajas o cubos, esto crucial si tienes varios niños -y posiblemente más juguetes de los que tuviste tu, y todos tus hermano y primos juntos-. De la misma manera, cada adulto debe también tener su espacio donde tirar las llaves, y otras cosas al llegar a casa, o cuando no sabe que hacer con ese tornillo que te encontraste en la entrad de la casa y que crees que es del cochecito de la niña). El darle una zona o lugar específico a cada ‘tipo’ de objeto facilita mucho conseguirlos luego (y deshacerte fácilmente de los que no usas cuando hagas limpieza). Prueba hacerlo con los libros, los de ficción en una zona, separados por categoría y autor -espero que no tengas tantos-, los académicos en otra, etc..
• Libérate de lo que no usas. Solo con éste y el próximo fundamento tendrías más del 80% del camino recorrido. Deshazte cada cierto tiempo de lo que no usas. Selecciona lo estrictamente importante y lo que no lo es lo pones en un grupo aparte. Si tienes varios niños, es la única manera de que los juguetes no te sobrepasen. De tanto en tanto ponte con tus hijos a seleccionar los que no usan, si lo haces antes de las fechas donde reciben regalos (cumpleaños, navidad, etc.) un argumento que funciona es que “hay que hacer espacio para los que llegan”, esto suele facilitar la tarea de jubilar otros juguetes. Con los libros, si eres del tipo coleccionista que hace crecer su biblioteca personal con todo lo que lee, analiza el porqué esto te hace feliz, si en parte es porque te mola que otros vean tantos libros y se enteren de que lees -y sabes- mucho, mejor haces una biblioteca en books.google.es y ganas ese espacio. No pasará mucho tiempo hasta que todos tengamos nuestro lector electronico de libros y dejemos de gastar tanto papel y espacio. Por ahora guarda solo las mejores novelas así las puedes prestar a los amigos o releerlas en el futuro –si es que prefieres releer a descubrir nuevas emociones en alguna novela no leída-. Esto se aplica a todo, la ropa de los niños, la tuya, la tercera vajilla que tienes guardada en cajas en el armario, los móviles viejos que ya ni prenden -aunque los cargues-, etc. No olvides dejar espacios entre las agrupaciones de cosas, esto te permite conseguir lo importante fácilmente. Practica la frugalidad. Al liberarte de lo que no usas puedes crear bienestar si lo donas a ONGs, iglesias (o sitios de culto de cualquier religión), así te aseguras que la ropa, libros, juguetes, etc. terminarán en las manos de alguien que le dará un mejor uso.
• Compra menos cosas. Antes de comprar algo, piensa si realmente lo necesitas o si es ese impulso consumista que todos llevamos dentro (puede que las campañas de marketing te han hecho creer que lo necesitas?, o lo quieres porque tu amiga se compró una así la semana pasada?).Yo tuve ese impulso con el iPhone hace poco pero me di cuenta de que mi PDA de 3 años de antigüedad sigue funcionando, y espero que lo siga haciendo hasta que los puntos que me da mi operador de telefonía sirvan para que los cambie por otra PDA gratis (aunque se que nada es gratis). Una estrategia que funciona para saber si te estás dejando llevar por el impulso, o si realmente lo necesitas, es dejar pasar una semana –o mejor, un mes- antes de comprarlo. Cuando necesites algo, busca usar primero las opciones que ya posees y que no necesitan de una compra para satisfacer dicha necesidad. Practica el consumo responsable.
  Hace como 4 años salí de casa a comprarme una bicicleta de no más de 80€ y volví a casa con una de 800€. Tenía una bicicleta impresionante, que aguantaría mis saltos malavares al bajar las montañas más empinadas, con pedales especiales (que solo funcionaban con zapatos especiales que también tuve que comprar), preparados para resistir preciones de submarino nuclear. Tenía una estructura de un aluminio especial (o era espacial?). Bueno la cuestión es que me la compré con la idea de usarla para hacer montañismo del duro, pero la verdad es que yo de bicicletear por la montaña no tenía ni idea -pero si muchas ganas de aprender-. Lo que pasó fue que la bici la terminé usando para ir frecuentemente a mi trabajo, lo cual fue excelente porque así hacía ejercicio diariamente. Pero la verdad es que me hubiera servido una bicicleta usada de 20€ perfectamente. A la bici le tuve que cambiar los pedales e inventarme cosas para ponerle las mejoras que llevan las bicis de ciudad. Un buen día desapareció de su lugar donde la tenía encadenada (con 2 cadenas). La siguiente bicicleta me costó 40€.
• Limpia y ordena mientras desordenas y ensucias. En la cocina esto es crucial una vez que los platos sucios han alcanzado el borde superior de la pica. Y se aplica en el día a día en los distintos ámbitos de la casa cuando se llega al límite aceptable de desorden o suciedad. Limpiar “on the go”  es la manera más cómoda para mantener todo limpio y ordenado, claro que hay que tener flexibilidad y  no obsesionarse -o te volverías loco si tienes a varios niños haciendo de las suyas.  Hay que aceptar que hay momentos de desorden -y un cierto nivel de desorden casi constante-. Consigue la fórmula de esfuerzo y orden que te funciona para tener el menor estrés visual y psicológico. Yo por ejemplo tengo el hábito de hacer las camas apenas están todos levantados (mientras mi mujer le da el desayuno a nuestra hija), solo con las ver las camas hechas me siento mejor por alguna razón. Una vez que haces de esto un hábito, el ordenar se vuelve un automatismo que por lo general te da unos momentos para dejarte llevar por tus pensamientos.
• Declara tus preferencias a tus amigos, pareja y familia. Así no te regalarán cosas con poco valor para ti, o que tengas que situar en algún lado de la casa para cumplir con el compromiso. En fechas donde te caerá un regalo seguro, dile a tus amigos que es lo que quieres para que te lo compren en grupo y sea algo de más valor que la mayoría de las cosas que se regalan para ‘cumplir’. Enséñale a tus amigos que te tienen que preguntar sobre que quieres de regalo (igualmente algunos te comprarán cualquier cosa, pero así, algunos darán en el clavo). En nuestro caso todos nuestros amigos saben que no deben regalarnos adornos para la casa porque tienen una probabilidad del 99% de no verlos allí cuando vuelvan de visita. Haz lo mismo para los juguetes que no te gustaría que le regalaran a tus hijos -por ejemplo, si le regalan una pistola de juguete a mi niña -o mis clones que nacerán pronto-, lo más seguro es que a al día siguiente se lo esté llevando el camión de recogida de plástico reciclado -porque ese tipo de juguetes ni siquiera los donaría-. Informando tus preferencias preverás -hazta cierto nivel- que lleguen cosas inútiles a tu casa, y te ahorrará tener que lidiar con ellas.
• Practícalo. Se hace mucho más fácil cuando practicas el poner cada tipo de cosa en su lugar, deshacerte de lo que no usas, limpiar “on the go” y ser cuidadoso al comprar cosas. Cuando esto se vuelve un hábito los beneficios van mucho más allá de un entorno ordenado y libre de obstáculos.

Gracias por leerme, suscríbete por email para que te lleguen mis artículos apenas publico.