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La lista esencial de cosas por hacer es diferente a esa en la que incluyes cualquier cosa por hacer que emerge en tu trabajo (usualmente hecha en Outlook, RTM o alguna otra herramienta). Yo la he utilizado desde que el concepto del principio 80-20 de Paretto -y su aplicación en diferentes ámbitos de la vida diaria- llamó mi atención hace unos años.  Me ha ayudado especialmente con aquellas actividades hacia las cueles tengo especial aversión por comenzar a hacer (como los largos reportes de proyectos). Para entender en que se diferencia de una simple lista de cosas por hacer, lean estos ilustrativos pasos:

• Lista las 5 tareas más importantes por hacer para el siguiente día
• Prioriza del 1 al 5 dichas tareas, teniendo 1 como la más importante y difícil (o aburrida, o compleja) por hacer, pero que es muy importante terminar.
• Especifica la tarea de manera clara: “trabajar en el documento” no es lo suficientemente específico si esperas que dicho documento tenga 200 páginas. “Terminar secciones 1.2 y 5.7 del Reporte X” si es lo suficientemente específico y te ofrece una objetivo claro sobre lo que tienes que alcanzar ese día.
• Haz la lista esencial justo antes de finalizar tu día de trabajo (hasta que esto se convierta en un hábito, utiliza algún tipo de recordatorio). Hacer la lista al final del día hace que tengas las prioridades para el día siguiente más frescas en la mente, y parece que el subconsciente te ayuda mientras duermes creando conexiones para darte nuevas ideas y guiarte hacia las soluciones.
• Escoge la primera o las primeras dos tareas de tu lista y asígnale bloques de tiempo (de 2 horas suelen funcionar bien) para hacerlas al día siguiente (si realmente son tareas difíciles e importantes, usualmente no tendrás más tiempo que para 1 o 2 tareas. Si son tareas fáciles y rápidas, pregúntate si son esas las tareas esenciales que te ayudarán a lograr tus objetivos a mediano y  largo plazo -ya que es tentador incluir tareas que nos gustan, y en las cuales podemos psar horas y horas sin darnos cuenta).
• Cuando llegues al trabajo al día siguiente, ponte a trabajar en la primera tarea -no leas el email todavía a menos que sea absolutamente indispensable-. Se paciente y disciplinado para no dispersarte y navegar en internet (lo mejor es desconectarte de la red, y si necesitas de internet para dicha tarea, haz tus búsquedas y luego desconéctate, así no tienes la tentación de ver si aquélla compañera de colegio que no ves hace 15 años aceptó tu invitación en Facebook). Luego de 2 horas contínuas de trabajo en la tarea esencial, tómate un descanso de 15 o 30 minutos, camina y toma aire -o revisa el Facebook si es que te mata la curiosidad-. Puedes usar eggtimer para llevar una cuenta regresiva y no pasarte demasiado-.
• Cuando termines con tus tareas esenciales seguro que tendrás mil cosas no esenciales para hacer, y seguro las disfrutarás más sintiéndote satisfecho por haber sido muy productivo y haber utilizado bien tu tiempo.

Puede que tengas que pedir que tus compañeros de trabajo cambien sus hábitos de interrumpirte con comentarios banales, o comentarle a tu jefe que haga su lista de cosas por hacer y te las de agrupadas para que no te interrumpa continuamente. Coméntales que estas tratando de ser más productivo -la gente normalmente respeta a los que quieren trabajar-. Si te las haz arreglas para adaptar tu entorno para poder trabajar sin interrupciones, y utilizas estos pasos de la lista esencial, seguro que al final de las semanas notará la diferencia. Una vez que conviertas esto en un hábito, serás mucho más receloso con tu tiempo (porque eso de utilizar bien el tiempo engancha) y no estarás siempre arrastrando la responsabilidad de tener que hacer algo importante que dejas para luego.

Gracias por leerme. Recuerda suscribirte si todavía no lo has hecho, y deja tus comentarios (me interesa especialmente si sabes de algún blog o artículo que hable sobre como el subconsciente te ayuda mientras duermes?).